Sak 051/17Omstillingen ga 18,6 millioner i kutt, men intern misnøye
Omstillingsprosjektet 2014-2016: Ekstern evalueringsrapport

Kommunedirektørens ledergruppe · saksbehandler Villy Angelsen · arkivsak 15/1680

Vedtak

Kommunestyret tar rapport fra Nordlandsforskning vedr. Omstillingsprosjektet til etterretning Vestvågøy kommune vil bygge videre på erfaringene som er gjort med at aktiv involvering av tillitsvalgte, fagpersoner, ledere og politikere både legger grunnlag for gode besluttninger, og forankrer en god iverksettelse av disse besluttningene. Vestvågøy kommune ønsker å forbedre og videreutvikle tjenestene, i nært samarbeid med brukerne. En vil bygge videre på erfaringene med bruk av Kontinuerlig forbedring, og vil utvikle dette både som virksomhetsstrategi og metode i organisasjonen. Vestvågøy kommune vil kontinuerlig vurdere tjenestetilbudet opp mot rammebetingelsene, og effektivisere og tilpasse drift til rammene. Dette knyttes til årlig prosess med budsjett og økonomiplan. Vestvågøy kommune vil jevnlig vurdere organisering av tjenesteproduksjonen. Dette arbeidet skal skje i dialog med ansatte og deres organisasjoner, og skal ha fokus på god samhandling og forbedret tjenesteproduksjon. Kommunestyret forutsetter at rådmannen så snart som mulig innkaller til møte i kontaktforum for evaluering av prosessen sammen med samtlige fagforeninger

Behandling og votering

Bjarne Lindeløv Nordlandsforskning orienterer om omstillingsprosess Vestvågøy kommune 2014-2016, erfaringer fra følgeforskningen. Følgende notat ble omdelt representantene før behandling av saken: Vedr. K-sak 051/17: Omstillingsprosjektet 2014-2016: Ekstern evalueringsrapport – forslag til vedtak Kommunestyret skal tirsdag 26. sept behandles ekstern evalueringsrapport om Omstillingsprosjektet, utarbeidet av Bjarne Lindeløv ved Nordlandsforskning. Rådmannen foreslår som vedtak: Kommunestyret tar rapport fra Nordlandsforskning vedr. Omstillingsprosjektet til etterretning I administrasjonsutvalgets behandling av saken ble rådmannen oppfordret til å formulere et vedtak som sier noe om hvordan vi vil arbeide videre når det gjelder utvikling, endring og kontinuerlig forbedring. Bl.a. i forhold til endringer i rammebetingelser, oppgaver, samfunnsutvikling og effektivisering osv. Utfra dette foreslår rådmannen følgende mulige formulering av vedtak, som da kan fremmes i Kommunestyret. Vestvågøy kommune vil bygge videre på erfaringene som er gjort med at aktiv involvering av tillitsvalgte, fagpersoner, ledere og politikere både legger grunnlag for gode besluttninger, og forankrer en god iverksettelse av disse besluttningene. Vestvågøy kommune ønsker å forbedre og videreutvikle tjenestene, i nært samarbeid med brukerne. En vil bygge videre på erfaringene med bruk av Kontinuerlig forbedring, og vil utvikle dette både som virksomhetsstrategi og metode i organisasjonen. Vestvågøy kommune vil kontinuerlig vurdere tjenestetilbudet opp mot rammebetingelsene, og effektivisere og tilpasse drift til rammene. Dette knyttes til årlig prosess med budsjett og økonomiplan. Vestvågøy kommune vil jevnlig vurdere organisering av tjenesteproduksjonen. Dette arbeidet skal skje i dialog med ansatte og deres organisasjoner, og skal ha fokus på god samhandling og forbedret tjenesteproduksjon. Etter orienteringen fikk representantene anledning til å komme med spørsmål. Ordfører takket for orienteringen, og for rapporten. Eva Karin Busch fremmet følgende forslag til nytt punkt 6: Kommunestyret forutsetter at rådmannen så snart som mulig innkaller til møte i kontaktforum for evaluering av prosessen sammen med samtlige fagforeninger. Votering: Rådmannens endringsforslag til 5 nye punkter og tillleggsforslag fra Eva Karin Busch vedtatt enst

Saken forklart

Kommunestyret fikk lagt fram en ekstern evaluering av omstillingsprosjektet 2014–2016, utført av Nordlandsforskning. Rådmannens innstilling var at kommunestyret tar rapporten til etterretning.

Hva betyr det for deg

Rapporten er et grunnlag for hvordan kommunen skal jobbe videre med organisasjon, digitalisering og involvering av ansatte. Flere representanter etterlyste bedre kunnskap om hva innbyggerne faktisk får av tjenester, og fikk til svar at bildet ikke er entydig. Spørsmål om bemanning i servicetorget og om låst dør på Lekneshagen ble reist i møtet; det siste ble ikke besvart der og ble lovet fulgt opp senere.

Bakgrunn

Kommunestyret satte i budsjettet for 2017 av 100.000 kroner til en ekstern evaluering av omstillingsprosjektet. Styringsgruppa engasjerte Nordlandsforskning, og ifølge saksframlegget er rapporten utarbeidet av forsker III Bjarne Lindeløv, som også skulle gjennomgå den i kommunestyret. I framlegget er evalueringen delt i tre delprosesser: budsjettkutt, kvalitets- og forbedringsarbeid og organisasjonsendring. I orienteringen ble det opplyst at det ble foreslått budsjettreduksjoner på 26,8 millioner kroner, og at 18,6 millioner av disse ble effektuert. Første fase ble omtalt som vellykket, blant annet fordi prosessen hadde bred deltakelse fra ansatte og ledere, mens tilbakemeldingene om organisasjonsendringsfasen var preget av utbredt misnøye med gjennomføringen og opplevelse av for lite involvering. Saken var først behandlet i administrasjonsutvalget, som pekte på innovasjon hos medarbeiderne og digitalisering som forbedringspunkter.

Debatten

Ingen tok ordet mot at rapporten tas til etterretning, og flere varslet støtte til et tilleggsforslag om evaluering sammen med fagforeningene. Kritikken i debatten gjaldt særlig involveringen av de ansatte i organisasjonsendringen og hvor lite kommunestyret får vite om tilstanden i tjenestene. En representant mente at fjerningen av komiteene hadde svekket informasjonsflyten til de folkevalgte.

Vis alle poengene (9)

Søren Fredrik Voie (H) mente evalueringen i hovedsak var positiv, men spurte hvordan omstillingen har virket for brukerne og tjenesteproduksjonen, og ikke bare for det indre livet i kommuneadministrasjonen. kilde · 2 · 3
En representant pekte på at rapporten viser at fagansatte har liten tillit til at læring og tverrfaglig samhandling blir ivaretatt, og fremmet et tillegg om at rådmannen så snart som mulig kaller inn til møte i kontaktforum for evaluering av prosessen sammen med samtlige fagforeninger. kilde · 2 · 3
En representant mente rapporten var for ordrik og vanskelig å ta inn over seg, og en annen representant tok til orde for at kommunen i framtidige bestillinger krever lettfattelig språk i forskningsrapporter. kilde · 2 · 3
Flere trakk fram digitalisering og IKT som forbedringspunkt, og store forventninger til arbeidet med heltidskultur. En representant som talte for SV mente digitalisering henger tett sammen med både kvalitet og kostnadsreduksjon. kilde · 2 · 3
En representant mente kommunen har lyktes med struktur, organisasjon og økonomi, men at de dypere endringene krever kulturarbeid og tålmodighet, og advarte mot stadige organisatoriske omlegginger som framstår handlekraftige uten å virke. kilde · 2 · 3
En representant mente omstillingen har hatt en demokratisk side som er blitt borte: med færre komiteer fikk de folkevalgte dårligere informasjon, og kommunestyret vet for lite om tilstanden i tjenestene når budsjett og saker skal behandles. kilde · 2 · 3
En representant spurte om servicenivået overfor innbyggerne er beholdt, og om det er nok bemanning i servicetorget. I svaret ble det opplyst at én stilling som servicetorgvert er omgjort til informasjonssjefstilling, at det nå er to stillinger i servicetorget, og at bemanningen der ikke kan være lavere. kilde · 2 · 3
På spørsmålet om tjenestetilbudet er blitt bedre eller dårligere, ble det svart at kommunen gir et utall tjenester og at bildet ikke er entydig: noen områder er forbedret, som registrering av post, mens andre kan være opplevd som forverret. kilde · 2 · 3
En representant spurte om kommunen har lov til å holde døren låst for beboerne på Lekneshagen, og om bemanningen er stor nok til at de eldre kan komme ut når de vil. Det ble svart at spørsmålet ikke kunne besvares i møtet. kilde · 2 · 3

Sagt i møtet

«Hvordan har effekten av omstillingsarbeidet vært i forhold til det som er vår egentlige"mission", for å kalle det det?»
Søren Fredrik Voie (H) · 55:03
«Et tilleggskulepunkt som er at kommunestyret forutsetter at rådmannen så snart som mulig innkaller til møte i kontaktforum for evaluering av prosessen sammen med samtlige fagforeninger.»
Ukjent taler · 1:05:00
«Jeg har tatt målet mitt til at når noen sier omstilling, så skal jeg sprette opp og si digitalisering.»
Ukjent taler · 1:13:36
«At den prosessen med å nærmest avvikle demokratiet til fordel for et teknokrati i kommunen, når man fjerner komiteene og lar osentralisert makta, gjorde også noe med informasjonsflyten til de folkevalgte og til befolkninga gjennom sine folkevalgte.»
Ukjent taler · 1:20:06
«På andre områder er det kanskje opplevd en forverring.»
Ukjent taler · 1:24:31

Spør om saken

Still spørsmål om saken og få svar bygd på vedtaket, saksframlegget og debatten, med lenke til der det står. Det er en del av Plus og Pro.

Se hva Plus gir

Hele debatten, ord for ord (4 talere)

Opptaket spilles direkte fra KommuneTV. Klikk på en replikk i teksten for å hoppe dit.

Ukjent taler — 386 ytringer i denne saken. Maskinlest; kan inneholde feil.

Ukjent taler
Og da har jeg altså på vegne av kommunen også gjennomført en kortfattet evaluering av denne omstillingsprosessen.

Ukjent taler
Erfaringene fra omstillingsprosessen har jeg dels innhentet ved dels å delta i noen av prosessene, men det ble også sendt ut en survey til alle som har deltatt i alle de tre fasene i omstilling, og hvor de kunne melde inn de erfaringene man hadde gjort seg i løpet av det.

Ukjent taler
Og det er primært den surveyen som også blir lagt til grunn for noe av det jeg sier her.

Den utskrevne debatten er en del av Plus

Videoen over er hele møtet, gratis, og du kan hoppe rett til saken. Det er selve utskriften — søkbar tekst med navn på hver taler — som er en del av Plus. Det koster 89 kr i måneden, uten bindingstid.

Se hva Plus gir Jeg har allerede konto

Dokumenter

Omstillingsprosjektet 2014-2016: Ekstern evalueringsrapport (Hoveddokument, 368KB) · lagt til 7. okt 13:06
Rapport omstilling Vestvågøy 13.07 17 (Vedlegg, 1 004KB)