Sak 065/23Etablering av Kommunalt oppgavefellesskap for tjenesteutvikling i Lofoten - Moskenes og Vestvågøy

Vedtak

Det formaliserte samarbeidet mellom Moskenes og Vestvågøy, som har som mål om å prøve ut en ny samordnet modell for tjenesteutvikling, startes opp så snart kommunestyrene har vedtatt samarbeidsavtalen. Kommunene skal forsterke sitt samarbeid i en samordnet utviklingsmodell, basert på prinsipper om likeverdighet, balansert samarbeid og trinnvis kunnskapsbasert utvikling av nye løsninger. Kommunene ser behov for en langsiktig avtalebasert omstilling, der også statens og fylkeskommunens bidrag til tjenesteutvikling avklares. For å utvikle nye løsninger og styre de kommende omstillinger etableres et kommunalt oppgavefellesskap for tjenesteutvikling mellom Moskenes og Vestvågøy, organisert etter kommunelovens kapittel 19. Kommunestyret slutter seg til vedlagte samarbeidsavtale for det kommunale oppgavefellesskapet, som etableres ut fra følgende forutsetninger: Felles mål og prinsipper for den videre utvikling av samarbeidet framgår av avtalen Kommunestyrene oppnevner 3 representanter hver til oppgavefellesskapets representantskap, herunder ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. De tillitsvalgte skal være representert i representantskapet med én representant fra hver kommune, som oppnevnes av de ansattes organisasjoner. Representanter fra de ansatte skal ha møte- og talerett i representantskapets møter. Kommunedirektørene oppnevnes som administrativt styre for oppgavefellesskapet Styret avklarer behov for politisk og administrativ deltakelse i løpende prosjekter som er underlagt oppgavefellesskapet, inkludert deltakelse fra Statsforvalteren, Nordland fylkeskommune og evt. andre utviklingsaktører Det etableres et felles strategidokument og en årlig handlingsplan med budsjett som felles styringsdokumenter for oppgavefellesskapet. Begge dokumenter vedtas av kommunestyrene som grunnlag for det løpende arbeid i oppgavefellesskapet. Administrasjonskommunen tilsetter leder for oppgavefellesskapet med ansvar for felles styringsdokumenter. Leder skal også ivareta løpende prosjektlederansvar for prosjektet Samorganisering av kommunale tjenester mellom kommunene, som er etablert som et 3-årig utviklingsprosjekt i samarbeid med Statsforvalteren i Nordland. Oppgavefellesskapet skal ved oppstart utvikle forslag til formalisert samarbeid om stab- og støttefunksjoner, som vedtas av kommunestyrene før iverksettelse. Eksempler på dette kan være felles økonomikontor, felles tildelingskontor for utvalgte tjenester og en felles HR-funksjon. Oppgavefellesskapet skal som del av sitt arbeid sende inn en foreløpig søknad om frikommunestatus med frist 8.september 2023. Formålet er å prøve ut en ny samarbeidsmodell etter kommuneloven. Frist for endelig søknad til departementet er senest 1.april 2024. Endelig søknad må behandles i kommunestyrene før oversendelse. Vestvågøy kommune som administrasjonskommune får ansvar for den praktiske tilretteleggingen, herunder avklaring av personellressurser i oppgavefellesskapet, kontorløsning, behov for harmonisering av IKT-systemer mv. Administrasjonskommunen forvalter arbeidsgiveransvaret for samarbeidets faste ansatte. For å utvikle nye løsninger og styre de kommende omstillinger etableres et kommunalt oppgavefellesskap for tjenesteutvikling mellom Moskenes og Vestvågøy, organisert etter kommunelovens kapittel 19. Kommunestyret slutter seg til vedlagte samarbeidsavtale for det kommunale oppgavefellesskapet, som etableres ut fra følgende forutsetninger: Felles mål og prinsipper for den videre utvikling av samarbeidet framgår av avtalen Kommunestyrene oppnevner 3 representanter hver til oppgavefellesskapets representantskap, herunder ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. De tillitsvalgte skal være representert i representantskapet med én representant fra hver kommune, som oppnevnes av de ansattes organisasjoner. Representanter fra de ansatte skal ha møte- og talerett i representantskapets møter. Kommunedirektørene oppnevnes som administrativt styre for oppgavefellesskapet Styret avklarer behov for politisk og administrativ deltakelse i løpende prosjekter som er underlagt oppgavefellesskapet, inkludert deltakelse fra Statsforvalteren, Nordland fylkeskommune og evt. andre utviklingsaktører Det etableres et felles strategidokument og en årlig handlingsplan med budsjett som felles styringsdokumenter for oppgavefellesskapet. Begge dokumenter vedtas av kommunestyrene som grunnlag for det løpende arbeid i oppgavefellesskapet. Administrasjonskommunen tilsetter leder for oppgavefellesskapet med ansvar for felles styringsdokumenter. Leder skal også ivareta løpende prosjektlederansvar for prosjektet Samorganisering av kommunale tjenester mellom kommunene, som er etablert som et 3-årig utviklingsprosjekt i samarbeid med Statsforvalteren i Nordland. Oppgavefellesskapet skal ved oppstart utvikle forslag til formalisert samarbeid om stab- og støttefunksjoner, som vedtas av kommunestyrene før iverksettelse. Eksempler på dette kan være felles økonomikontor, felles tildelingskontor for utvalgte tjenester og en felles HR-funksjon. Oppgavefellesskapet skal som del av sitt arbeid sende inn en foreløpig søknad om frikommunestatus med frist 8.september 2023. Formålet er å prøve ut en ny samarbeidsmodell etter kommuneloven. Frist for endelig søknad til departementet er senest 1.april 2024. Endelig søknad må behandles i kommunestyrene før oversendelse. Vestvågøy kommune som administrasjonskommune får ansvar for den praktiske tilretteleggingen, herunder avklaring av personellressurser i oppgavefellesskapet, kontorløsning, behov for harmonisering av IKT-systemer mv. Administrasjonskommunen forvalter arbeidsgiveransvaret for samarbeidets faste ansatte. Det forutsettes at kostnader til oppgavefellesskapets bemanning og aktiviteter finansieres gjennom tildelte prosjektskjønnsmidler fra Statsforvalteren Det legges opp til jevnlig orientering av formannskapene og kommunestyrene om hvordan samarbeidet utvikler seg.